Ürün geri çağırma: kapsamı nasıl daraltılır?

Geri çağırma, çoğu işletmenin hiç yaşamayacağını umduğu ama yaşandığında en pahalı olan olaydır. Maliyeti belirleyen değişken sanıldığı gibi ürünün miktarı değil.

Belirleyici olan, hangi partilerin etkilendiğini kaç saatte gösterebildiğiniz.

Kapsam nasıl daralır?

Prosedürün içeriği

Önceden yazılmış bir geri çağırma prosedürü şunları içerir: kararı kimin vereceği, ekipte kimlerin yer alacağı, hangi kayıtların inceleneceği, müşteri ve yetkili makam bildiriminin nasıl yapılacağı ve geri gelen ürünlerin nasıl ayrılıp imha edileceği.

Bu prosedür bir sayfayı geçmemelidir; kriz anında uzun metin okunmaz.

Tatbikat

Prosedürün çalıştığını bilmenin tek yolu denemektir. Yılda bir yapılan tatbikatta gerçek bir hammadde seçilir ve “bu lot hangi ürünlere girdi, hangi müşterilere gitti” sorusu cevaplanır. Lot sorgulama ve geri çağırma raporu; bu sorguyu tek ekrandan yapar ve rapor çıktısı üretir.

Bildirim ve iletişim

Geri çağırma kararı alındığında müşterilere ve gerekiyorsa yetkili makama bildirim yapılır. Bildirimin içeriği net olmalıdır: hangi ürün, hangi parti, hangi tarih aralığı ve ne yapılması gerektiği.

Belirsiz bir bildirim, gereğinden geniş bir paniğe ve gereksiz ürün iadesine yol açar.

Sonrası

Geri çağırma tamamlandığında yapılması gereken iki şey var: kök neden analizi ve prosedürün gözden geçirilmesi. Olay sırasında nerede takıldıysanız, prosedürün zayıf noktası orasıdır.

Ayrıca tüm süreç kayıt altına alınmalıdır; bu kayıt hem denetimde hem kurumsal müşteri değerlendirmesinde istenebilir.

Bugün hazırlanabilecekler