Denetimde uygunsuzluk aldık, şimdi ne olacak?

Denetim sonrası tutanak, çoğu işletmede önce bir savunma refleksi doğurur. Oysa asıl belirleyici olan, tutanaktan sonraki üç hafta içinde ne yapıldığıdır.

Takip denetimi genellikle gelir ve aynı noktaya bakar.

Tutanak sonrası sıra

Kök neden aramak

Bir uygunsuzluk genellikle tek bir ihmalin değil, bir akış eksikliğinin sonucudur. Sıcaklık kaydı tutulmamışsa sebep unutkanlık değil, kayıt noktasının uzak olması veya sorumlunun belirsiz olması olabilir.

Kök neden bulunmadan yapılan düzeltme, aynı uygunsuzluğu birkaç ay sonra tekrar üretir.

Tekrarın maliyeti

Riske dayalı denetim yaklaşımında geçmiş performans, sonraki denetimlerin sıklığını etkiler. Aynı uygunsuzluğun tekrarı, hem yaptırım açısından hem denetim sıklığı açısından sonuç doğurur. Denetime hazırlık skoru ve düzeltici faaliyet takibi; açık kalan faaliyetleri görünür kılar ve kapanmadan kaydın kapanmasını engeller.

Personel iletişimi

Uygunsuzluk sonrası en yaygın yanlış, sorumluluğun tek bir kişiye yüklenmesidir. Bu, kısa vadede rahatlatır ama kayıt kültürünü zayıflatır: bir sonraki sapmayı kimse yazmaz.

Doğru yaklaşım, eksiği sistemin bir açığı olarak ele almak ve düzeltmeyi ekiple birlikte kurmaktır.

Fırsat tarafı

Bir denetim tutanağı, işletmenin dışarıdan aldığı ücretsiz ve somut bir değerlendirmedir. Genellikle işletmenin kendi bildiği ama ertelediği eksikleri gösterir.

Bu tespitleri sistematik olarak kapatan işletmelerde bir sonraki denetim belirgin biçimde sorunsuz geçer.

Tutanak sonrası ilk hafta