Kalite sorumlumuz ayrıldı, hiçbir belgenin yerini bilmiyoruz

Kalite sorumlusu ya da gıda mühendisi ayrıldığında geride kalan tablo genellikle aynıdır: bazı belgeler onun bilgisayarında, bazıları e-postalarında, bazıları ise yalnızca hafızasında.

Panik yerine sıralı bir kurtarma çalışması, birkaç hafta içinde durumu toparlar.

Adım 1: Aramadan önce listeleyin

Neyin eksik olduğunu bilmeden arama yapmak zaman kaybıdır. Önce denetimde istenen belge başlıklarının listesi çıkarılır, sonra her başlık için “var / yok / bilinmiyor” işaretlenir.

Adım 2: Üretilemeyen kayıtlarla ne yapmalı?

Geçmiş rutin kayıtları geriye dönük doldurmak doğru bir yol değildir. Yapılması gereken, kaydın hangi tarihten itibaren düzenli tutulmaya başlandığını belgelemek ve o tarihten sonrasını kesintisiz sürdürmektir.

Denetimde bir dönem eksikliğini açıklamak, sahte bir kayıt göstermekten çok daha savunulabilirdir.

Adım 3: Aynı şeyin tekrarlanmaması

Belgeler toplandıktan sonra asıl iş başlar: bir daha kişiye bağlı kalmayacak bir arşiv düzeni kurmak. Bunun üç şartı vardır — belgelerin ortak bir yerde durması, kimin ne zaman değiştirdiğinin izlenebilmesi ve süresi dolan belgelerin önceden uyarı vermesi. Doküman kütüphanesi ve işlem günlüğü, bu üç şartı birlikte karşılar.

Yeni sorumluya devir

Yeni kalite sorumlusu göreve başladığında ilk haftada yapması gereken şey belge okumak değil, eksik listesini kapatmaktır. Elinde “var / yok” tablosu bulunan bir kişi, olmayan bir arşivi aramakla zaman kaybetmez.

Bu tablo aynı zamanda bir sonraki devir teslimin de temeli olur.

Kurtarma çalışması